Notre façon de travailler, version digitale
Des processus numériques, des interlocuteurs personnels et des procédures traçables : davantage de transparence dans la gestion immobilière.
Chez Wellhöner, la gestion immobilière numérique à Mülheim représente bien plus qu’un simple slogan affiché sur notre site. Elle décrit concrètement notre façon de travailler au quotidien : structurée, traçable et avec des responsabilités clairement définies pour chaque bien que nous gérons.
La numérisation n’est pas une fin en soi pour nous. Elle apporte de la transparence, accélère les processus et améliore le suivi de votre bien, sans jamais remplacer le contact personnel. Les outils numériques soutiennent notre équipe, ils ne prennent pas de décisions à la place des personnes.
Sur cette page, nous montrons concrètement comment se déroule un dossier chez nous, comment les factures sont contrôlées, comment les délais sont surveillés et comment les visites d’immeubles sont documentées. Vous découvrirez ainsi ce que la gestion immobilière moderne peut offrir aujourd’hui dans la région de la Ruhr.
Propriétaires et conseils syndicaux profitent de délais de réaction courts, d’une documentation complète et d’une gestion capable de renseigner à tout moment sur l’état d’un dossier. C’est précisément ce que nous entendons par gestion immobilière moderne à Mülheim et dans toute la région de la Ruhr.
Ce que signifie la gestion numérique chez Wellhöner
- Rendre les informations rapidement accessibles
- Documenter les processus de façon traçable
- Réduire les délais de traitement
- Créer de la transparence pour les propriétaires
- Standardiser les procédures de gestion
Les outils numériques ne remplacent pas le contact personnel. Ils le renforcent.
Le parcours numérique d’un dossier
Demande ou signalement de sinistre
Le processus débute par un signalement transmis par le propriétaire, le locataire ou un prestataire.
Saisie numérique
Le signalement est enregistré de façon structurée dans le système et rattaché à un bien.
Attribution à un collaborateur responsable
Un interlocuteur fixe prend en charge le dossier et en reste responsable de bout en bout.
Traitement et documentation
Toutes les étapes sont documentées de manière traçable, notes et délais inclus.
Mandat des prestataires
Si nécessaire, artisans ou entreprises spécialisées sont mandatés et coordonnés numériquement.
Contrôle et suivi
L’état d’avancement est vérifié en continu afin qu’aucun dossier ne reste en suspens.
Clôture et archivage
Une fois achevé, le dossier est intégralement documenté et classé dans le dossier numérique du bien.
Chaque étape est documentée de façon structurée. Ainsi, aucune information ne se perd et les dossiers restent traçables.
Le dossier numérique du bien
Chaque bien dispose d’un dossier numérique structuré. On y classe par exemple :
- Contrats
- Résolutions
- Procès-verbaux
- Factures
- Documents d’entretien
- Documents d’assurance
- Informations sur le bien
Les informations sont rapidement disponibles et peuvent être traitées efficacement.
Un contrôle des factures transparent
Les factures sont traitées selon un processus de contrôle défini.
Réception de la facture
Chaque facture entrante est saisie numériquement et rattachée au bien concerné.
Contrôle des mentions obligatoires
On vérifie d’abord que toutes les mentions légales requises sont présentes.
Contrôle sur le fond
La facture est ensuite comparée sur le fond avec la prestation effectivement fournie.
Contrôle de plausibilité
Les montants et conditions sont vérifiés quant à leur plausibilité et à leur conformité contractuelle.
Validation
Le paiement n’est validé qu’après un contrôle positif.
Archivage
La facture contrôlée est archivée de façon traçable dans le dossier numérique du bien.
Davantage de transparence et une documentation traçable des décisions importantes.
Rappels numériques et suivi des échéances
De nombreuses tâches de gestion sont soumises à des délais. Cela concerne notamment :
- Assemblées de copropriétaires
- Entretiens
- Obligations de contrôle
- Contrats
- Assurances
- Résolutions
Grâce au suivi numérique des délais, les échéances importantes sont identifiées à temps.
Des visites d’immeubles avec documentation numérique
Lors des visites d’immeubles, les constats sont relevés de façon systématique. Sont documentés :
- Photos
- Défauts constatés
- Recommandations d’action
- Priorités
- État d’avancement
Aucune note manuscrite et aucune information perdue.
Une communication structurée
Chaque demande est traitée de manière traçable. Notre objectif :
- des responsabilités claires
- une communication traçable
- une transmission rapide
- une documentation complète
Les informations peuvent ainsi être suivies plus facilement.
Une collaboration moderne avec propriétaires et conseils syndicaux
Les processus numériques facilitent la collaboration. Quelques exemples :
- l’échange de documents
- la mise à disposition de pièces importantes
- une communication structurée
- une traçabilité transparente des dossiers
Numérisation et protection des données
Les processus numériques doivent être sûrs. C’est pourquoi nous veillons à :
La numérisation associée à un suivi personnalisé
La technique seule ne fait pas une bonne gestion immobilière. Les processus numériques créent de l’efficacité. Les interlocuteurs personnels créent de la confiance.
C’est pourquoi nous associons des méthodes de travail modernes à un suivi personnalisé sur place à :
Vos avantages en un coup d’œil
Avec Wellhöner, vous profitez de :
Des formulaires numériques plutôt que le chaos papier
De nombreuses procédures de gestion peuvent être traitées plus rapidement et plus proprement lorsque les informations arrivent de façon complète et structurée. C’est pourquoi nous utilisons des processus numériques pour les retours, le téléchargement de documents, les validations et les signatures électroniques. Pour les retours, téléchargements et validations numériques, nous utilisons notamment Flixcheck.
Ainsi, les demandes ne sont pas éparpillées dans des e-mails isolés, mais enregistrées de manière traçable et traitées de façon organisée.
- Moins de questions complémentaires grâce à des informations complètes
- Un classement interne plus rapide de chaque dossier
- Une meilleure traçabilité pour les propriétaires et les conseils syndicaux
Les formulaires numériques ne remplacent pas votre interlocuteur personnel. Ils garantissent que votre demande nous parvient entière dès le départ.
Signaler un sinistre en 60 secondes
Ouvrir le lien
Ouvrir le lien numérique pour le signalement de sinistre.
Décrire le sinistre
Indiquer le lieu, le type de sinistre et son degré d’urgence.
Télécharger une photo
Ajouter une image ou un document pour faciliter l’évaluation.
Ajouter les coordonnées
Permettre les questions complémentaires et la prise de rendez-vous.
Envoyer le signalement
Transmettre l’ensemble des informations.
Le traitement commence
Le dossier est vérifié, documenté et transmis.
Numérique, mais humain : Wellhöner reste joignable et veille à ce que les demandes soient traitées de façon complète et traçable.
Questions sur la gestion immobilière numérique
Comment puis-je signaler un sinistre numériquement ?
Pour les dossiers adaptés, les informations peuvent être saisies numériquement de façon structurée : bien concerné, description, coordonnées et photos. Les informations importantes sont ainsi disponibles dans leur intégralité.
Dois-je installer une application ?
Non. Le signalement numérique peut être effectué via un lien, dès lors que le dossier concerné le prévoit.
Pourquoi Wellhöner utilise-t-il des formulaires numériques ?
Les formulaires numériques permettent de recueillir les informations de façon complète et traçable. Cela réduit les questions complémentaires et facilite un traitement rigoureux.
Wellhöner reste-t-il joignable personnellement malgré tout ?
Oui. Les processus numériques visent à améliorer les procédures, non à remplacer la communication personnelle.
La gestion immobilière numérique est-elle faite pour votre copropriété ?
Particulièrement adapté pour
- Les propriétaires actifs professionnellement
- Les investisseurs vivant à distance
- Les membres du conseil syndical avec un fort besoin d’information
- Les copropriétés souhaitant plus de transparence
Moins pertinent pour
- Les copropriétés préférant exclusivement des processus papier
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Médiation, gestion ou conseil – Marcus Wellhöner et son équipe se réjouissent de votre demande.
Téléphone
0208 - 77 89 93 90
info@wellhoener.immobilien
Adresse
Leineweberstr. 4, 45468 Mülheim an der Ruhr
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