Numérique plutôt qu' analogique
La gestion et la transaction immobilières sont des processus à forte intensité de communication : appels, e-mails, documents et demandes nous parviennent quotidiennement. Au lieu de rester figés dans des structures analogiques, nous misons chez Wellhöner Immobilien sur des outils numériques – augmentant ainsi la qualité de notre traitement et l'efficacité pour toutes les parties concernées.
Quatre piliers soutiennent notre communication numérique : des portails clients pour un accès 24/7 aux documents et aux demandes, un chat en direct pour les demandes asynchrones sur le site web, un répondant téléphonique assisté par IA qui prend chaque appel et répond immédiatement aux questions routinières, ainsi qu'un traitement des e-mails assisté par IA qui catégorise automatiquement les messages entrants, répond directement aux questions routinières, pose des questions de suivi ciblées en cas d'ambiguïté et transfère les perturbations ou escalades directement au personnel responsable. Ensemble, ils garantissent qu'aucune demande ne se perd, que les réponses arrivent plus rapidement et que les processus se déroulent de manière transparente et compréhensible.
Vera, notre collègue numérique
Pour que vous puissiez nous joindre à tout moment, Vera, notre collègue numérique au téléphone, nous assiste. Elle prend votre demande 24h/24 et 7j/7 et veille à ce qu'elle parvienne à la bonne personne.
Meilleure qualité des tickets
Les appelants restent en ligne et communiquent tout l'essentiel. Ainsi, des tickets complets sont créés au lieu d'informations partielles.
Appelants plus satisfaits
Ceux qui savent qui décroche sont plus détendus et se sentent bien accueillis. Pas de suppositions au début.
Moins de retravail
Moins de questions de suivi et d'appels en double, car la demande est saisie correctement dès le départ.
Max, notre collègue numérique
Pendant que Vera s'occupe de vous au téléphone, Max prend en charge tous les canaux écrits : e-mail, WhatsApp et chat en direct. Notre collègue numérique assisté par IA traite les demandes entrantes 24h/24 et 7j/7 – il catégorise les messages, répond immédiatement aux questions routinières, pose des questions de suivi ciblées en cas d'ambiguïté et transfère directement les demandes urgentes au personnel responsable. Ainsi, aucun message ne se perd et chaque demande parvient rapidement à la bonne personne.
Réponses immédiates
Les questions de routine sont traitées immédiatement 24h/24 – sans temps d'attente, quel que soit le moment d'arrivée du message.
Transfert ciblé
Les demandes complexes arrivent automatiquement à la bonne personne – avec toutes les informations importantes en contexte.
Aucune demande perdue
Chaque message est saisi, catégorisé et suivi – ainsi rien ne se perd, même aux heures d'affluence.
Pia, notre assistante numérique
Pia est notre assistante numérique assistée par IA pour toutes les demandes concernant la location, la vente et la transaction immobilière. Par e-mail, elle répond immédiatement aux questions sur les biens disponibles, les rendez-vous de visite et les candidatures, enregistre l'intérêt et transfère les demandes complexes aux agents responsables. Ainsi, chaque intéressé reçoit rapidement les bonnes informations – 24h/24 et 7j/7.
Informations sur les biens adaptées
Elle connaît les biens disponibles et trouve immédiatement l'offre correspondant à vos critères de recherche.
Prise de rendez-vous rapide
Les rendez-vous de visite et les demandes sont coordonnés et acheminés 24h/24.
Accompagnement continu
Du premier contact à votre demande, votre préoccupation reste traçable sans interruption.
Meine Immobilien
Le portail propriétaire « Meine Immobilien » est votre centre numérique personnel pour l'immobilier : gérez votre patrimoine de manière claire en un seul endroit, suivez l'évolution de la valeur, réservez directement des services tels que visite à 360° ou certificat de performance énergétique et comparez les nouveaux financements et les renouvellements.
- Vue d'ensemble du portefeuille et évolution de la valeur
- Réservation de services (visite 360°, certificat énergétique, plan)
- Comparaison des nouveaux financements et renouvellements
- Profils de recherche régionaux et favoris
Immoware24
Dans le portail Immoware24, les locataires et les propriétaires ont accès 24h/24 et 7j/7 à toutes les données contractuelles, factures et documents diffusés. Valeur ajoutée particulière : les signalements de dommages peuvent être soumis commodément en ligne avec téléchargement de photos et le statut de traitement est consultable de manière transparente à tout moment.
- Accès numérique aux contrats de location, factures & procès-verbaux
- Signalement de dommages en ligne avec téléchargement de photos et suivi du statut
- Assemblées générales numériques & résolutions circulaires
- Informations de consommation conformément à la directive EED
Chat en direct sur le site web
Notre chat en direct offre aux visiteurs et aux clients un canal de communication direct et asynchrone directement sur le site web. Les demandes nous parviennent de manière structurée et sont traitées plus rapidement que par e-mail – idéal pour les propriétaires, locataires et acquéreurs potentiels qui cherchent des réponses rapides sans file d'attente.
- Disponibilité immédiate sans file d'attente téléphonique
- Demandes structurées au lieu de boîtes aux lettres pleines
- Documentation durable de chaque conversation
- Transmission fluide au personnel responsable
Assistante téléphonique IA
Notre assistante téléphonique assistée par IA prend entièrement les appels entrants, comprend la demande, répond immédiatement aux questions standard et transfère les cas complexes de manière ciblée. Ainsi, aucun appel ne reste sans réponse – même en dehors des heures de bureau ou pendant les pics d'activité.
- Aucun appel n'est plus perdu
- Disponibilité 24/7 même en dehors des heures d'ouverture
- Réponse immédiate aux demandes routinières
- Création et transmission structurées de tickets
Tri intelligent des e-mails
Les e-mails entrants sont automatiquement analysés, catégorisés et pré-triés par une IA : elle répond directement aux demandes standard et routinières, pose des questions de suivi ciblées aux expéditeurs en cas de faits peu clairs et transfère immédiatement les perturbations urgentes ou les escalades au personnel responsable. Ainsi, aucun e-mail ne se perd, les demandes incomplètes sont complétées et chaque message parvient à la bonne personne – sans tri manuel.
- Catégorisation automatique des e-mails entrants
- Réponse immédiate aux demandes standard et routinières fréquentes
- Questions de suivi ciblées pour les faits peu clairs ou incomplets
- Les escalades et perturbations sont transférées en priorité
- Attribution directe au spécialiste responsable
Gestion centrale des demandes
Toutes les demandes entrantes – que ce soit par téléphone, e-mail, chat ou portail – sont automatiquement regroupées en tickets et enregistrées dans un système central. Chaque ticket est traçable de bout en bout : de la réception au traitement jusqu'à l'achèvement, avec une attribution claire au spécialiste responsable et un statut transparent pour le client.
- Tous les canaux regroupés dans un système central
- Suivi sans faille de la réception à l'achèvement
- Responsabilité claire et traitement priorisé
- Statut transparent pour locataires et propriétaires consultable à tout moment
Plus de qualité, moins d'effort
L'utilisation d'outils numériques n'est pas une fin en soi, mais une valeur ajoutée mesurable pour toutes les parties concernées – qu'il s'agisse de locataires, de propriétaires, d'acheteurs ou de nos propres collaborateurs.
Temps de réponse plus rapides
Les demandes nous parviennent via le bon canal et sont traitées immédiatement – au lieu de se perdre dans des boîtes aux lettres surchargées.
Qualité de traitement supérieure
Des processus structurés et une documentation numérique réduisent les erreurs et garantissent des flux de travail transparents et compréhensibles.
Plus d'efficacité
Les demandes routinières sont traitées automatiquement, ce qui permet à nos collaborateurs de se concentrer sur les cas exigeants.
Clients plus satisfaits
Locataires, propriétaires et acquéreurs potentiels reçoivent des réponses plus rapidement et peuvent soumettre des demandes de manière indépendante et numérique.
Transparence & sécurité
Tous les documents et communications sont stockés de manière centralisée et sécurisée – compréhensibles pour toutes les parties concernées.
Processus fluides
Du premier appel via le chat jusqu'au portail – tous les canaux s'emboîtent et raccourcissent les voies de communication.
De analogique à numérique
- ✕Les appels sont perdus en dehors des heures de bureau
- ✕Les documents n'existent que sur papier
- ✕Les e-mails se perdent dans des boîtes pleines
- ✕Signalements de dommages par téléphone – non structurés
- ✕Effort manuel élevé pour les demandes standard
- Chaque appel est pris – même après les heures d'ouverture
- Documents disponibles 24/7 numériquement dans le portail
- Demandes structurées via chat et portail
- Signalement de dommages en ligne avec photo & suivi du statut
- L'IA gère les questions routinières, les humains le reste
Gestion numérique & portails
Les questions les plus importantes concernant nos portails numériques, les signalements de dommages et le traitement des demandes assisté par IA – répondues de manière concise.
Vous avez des questions sur nos processus numériques ?
Nous vous expliquerons volontiers en personne comment nos outils numériques aident votre bien immobilier ou votre demande à atteindre son objectif plus rapidement et de manière plus transparente.
