Digital statt analog
Immobilienverwaltung und -vermittlung sind kommunikationsintensive Prozesse: Anrufe, E-Mails, Dokumente und Anfragen prassieren täglich auf uns ein. Anstatt in analogen Strukturen stecken zu bleiben, setzen wir bei Wellhöner Immobilien konsequent auf digitale Werkzeuge – und steigern damit die Qualität unserer Bearbeitung sowie die Effizienz für alle Beteiligten.
Vier Säulen tragen unsere digitale Kommunikation: Kundenportale für den 24/7-Zugriff auf Dokumente und Anliegen, ein Live-Chat für asynchrone Anfragen auf der Website, eine KI-gestützte Anrufannahme, die jeden Anruf entgegennimmt und Routinefragen sofort beantwortet, sowie eine KI-gestützte E-Mail-Bearbeitung, die eingehende Nachrichten automatisch kategorisiert, Routinefragen direkt beantwortet, bei unklaren Sachverhalten Rückfragen stellt und bei Störungen oder Eskalationen direkt an die zuständige Mitarbeitenden weiterleitet. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass kein Anliegen verloren geht, Antworten schneller eintreffen und Prozesse transparent und nachvollziehbar ablaufen.
Vera, unsere digitale Kollegin
Damit Sie uns jederzeit erreichen, unterstützt uns Vera, unsere digitale Kollegin am Telefon. Sie nimmt Ihr Anliegen rund um die Uhr entgegen und sorgt dafür, dass es bei der richtigen Person ankommt.
Bessere Ticketqualität
Anrufer bleiben dran und nennen alles Wichtige. So entstehen vollständige Tickets statt halber Infos.
Zufriedenere Anrufer
Wer weiß, wer rangeht, ist entspannter und fühlt sich gut aufgehoben. Kein Rätselraten am Anfang.
Weniger Nacharbeit
Weniger Rückfragen und Doppelanrufe, weil das Anliegen gleich sauber erfasst ist.
Max, unser digitaler Kollege
Während Vera am Telefon für Sie da ist, kümmert sich Max um alle schriftlichen Kanäle: E-Mail, WhatsApp und Live-Chat. Unser KI-gestützter digitaler Kollege bearbeitet rund um die Uhr eingehende Anfragen – er kategorisiert Nachrichten, beantwortet Routinefragen sofort, stellt bei unklaren Sachverhalten gezielt Rückfragen und leitet dringende Anliegen direkt an die zuständigen Mitarbeitenden weiter. So geht keine Nachricht verloren und jede Anfrage landet schnell beim richtigen Ansprechpartner.
Sofortige Antworten
Routinefragen werden rund um die Uhr sofort beantwortet – ohne Wartezeit, ganz gleich wann die Nachricht eingeht.
Gezielte Weiterleitung
Komplexe Anliegen landen automatisch beim richtigen Ansprechpartner – mit allen wichtigen Infos gleich im Kontext.
Keine Anfrage verloren
Jede Nachricht wird erfasst, kategorisiert und nachverfolgt – so geht nichts unter, auch nicht in Stoßzeiten.
Pia, unsere digitale Assistentin
Pia ist unsere KI-gestützte digitale Assistentin für alle Anfragen rund um Vermietung, Verkauf und Immobilienvermittlung. Per E-Mail beantwortet sie Fragen zu verfügbaren Objekten, Besichtigungsterminen und Bewerbungen sofort, nimmt Interesse auf und leitet komplexe Anliegen gezielt an die zuständigen Maklerinnen und Makler weiter. So erhält jeder Interessent schnell die passenden Informationen – rund um die Uhr.
Passgenaue Objektinfo
Sie kennt verfügbare Objekte und findet sofort das passende Angebot für Ihre Suchkriterien.
Schnelle Terminvereinbarung
Besichtigungstermine und Anfragen werden rund um die Uhr koordiniert und weitergeleitet.
Durchgängige Begleitung
Vom Erstkontakt bis zur Anfrage bleibt Ihr Anliegen lückenlos nachverfolgbar.
Meine Immobilien
Das Eigentümerportal „Meine Immobilien" ist Ihre persönliche digitale Immobilien-Zentrale: Verwalten Sie Ihr Vermögen übersichtlich an einem Ort, verfolgen Sie die Wertentwicklung, buchen Sie Leistungen wie 360°-Rundgang oder Energieausweis direkt dazu und vergleichen Sie Neu- und Anschlussfinanzierungen.
- Portfolio-Überblick und Wertentwicklung
- Buchung von Leistungen (360°-Tour, Energieausweis, Grundriss)
- Vergleich von Neu- und Anschlussfinanzierungen
- Regionale Suchprofile und Favoriten
Immoware24
Im Immoware24-Portal haben Mieter und Eigentümer rund um die Uhr Zugriff auf alle freigegebenen Vertragsdaten, Abrechnungen und Dokumente. Besonderer Mehrwert: Schadensmeldungen lassen sich bequem online mit Foto-Upload einreichen und der Bearbeitungsstatus ist jederzeit transparent einsehbar.
- Digitaler Zugriff auf Mietverträge, Abrechnungen & Protokolle
- Online-Schadensmeldung mit Foto-Upload und Statusverfolgung
- Digitale Eigentümerversammlungen & Umlaufbeschlüsse
- Verbrauchsinformationen gemäß EED-Richtlinie
Website-Live-Chat
Unser Live-Chat bietet Besuchern und Kunden einen direkten, asynchronen Kommunikationskanal direkt über die Website. Anfragen erreichen uns strukturiert und werden schneller beantwortet als per E-Mail – ideal für Eigentümer, Mieter und Interessenten, die schnelle Antworten ohne Warteschleife suchen.
- Sofortige Erreichbarkeit ohne Telefonwarteschleife
- Strukturierte Anfragen statt voller Postfächer
- Nachhaltige Dokumentation jeder Konversation
- Nahtlose Übergabe an die zuständigen Mitarbeiter
KI-Telefonassistentin
Unsere KI-gestützte Telefonassistentin nimmt eingehende Anrufe vollständig entgegen, versteht das Anliegen, beantwortet Standardfragen sofort und leitet komplexe Fälle gezielt weiter. So bleibt kein Anruf unbeantwortet – auch außerhalb der Bürozeiten oder in spitzen Zeiten.
- Kein Anruf geht mehr verloren
- 24/7-Verfügbarkeit auch außerhalb der Geschäftszeiten
- Sofortige Beantwortung von Routineanfragen
- Strukturierte Ticket-Erstellung und Weiterleitung
Intelligente E-Mail-Sortierung
Eingehende E-Mails werden von einer KI automatisch analysiert, kategorisiert und vorsortiert: Standard- und Routineanfragen beantwortet sie direkt, bei unklaren Sachverhalten stellt sie gezielt Rückfragen an die Absender und dringliche Störungen oder Eskalationen leitet sie sofort an die zuständige Mitarbeitenden weiter. So geht keine E-Mail unter, unvollständige Anfragen werden vervollständigt und jede Nachricht landet beim richtigen Ansprechpartner – ohne manuelle Sortierung.
- Automatische Kategorisierung eingehender E-Mails
- Sofortantwort auf häufige Standard- und Routineanfragen
- Gezielte Rückfragen bei unklaren oder unvollständigen Sachverhalten
- Eskalationen und Störungen werden priorisiert weitergeleitet
- Direkte Zuordnung an die zuständige Fachkraft
Zentrale Anfragen-Verwaltung
Alle eingehenden Anliegen – ob per Telefon, E-Mail, Chat oder Portal – werden automatisch zu Tickets gebündelt und in einem zentralen System erfasst. Jedes Ticket ist durchgängig nachverfolgbar: vom Eingang über die Bearbeitung bis zur Erledigung, mit klarer Zuordnung an die zuständige Fachkraft und transparentem Status für den Kunden.
- Alle Kanäle in einem zentralen System gebündelt
- Lückenlose Nachverfolgung vom Eingang bis zur Erledigung
- Klare Zuständigkeit und priorisierte Bearbeitung
- Transparenter Status für Mieter und Eigentümer jederzeit einsehbar
Mehr Qualität, weniger Aufwand
Der Einsatz digitaler Werkzeuge ist kein Selbstzweck, sondern messbarer Mehrwert für alle Beteiligten – ob Mieter, Eigentümer, Käufer oder unsere eigenen Mitarbeiter.
Schnellere Reaktionszeiten
Anfragen erreichen uns über den richtigen Kanal und werden sofort bearbeitet – statt in überfüllten Postfächern unterzugehen.
Höhere Bearbeitungsqualität
Strukturierte Prozesse und digitale Dokumentation reduzieren Fehler und sorgen für transparente, nachvollziehbare Abläufe.
Mehr Effizienz
Routineanfragen werden automatisiert beantwortet, sodass sich unsere Mitarbeiter auf die anspruchsvollen Fälle konzentrieren.
Zufriedenere Kunden
Mieter, Eigentümer und Interessenten erhalten schneller Antworten und können Anliegen selbstständig digital einreichen.
Transparenz & Sicherheit
Alle Dokumente und Kommunikation sind zentral und sicher hinterlegt – nachvollziehbar für alle Beteiligten.
Nahtlose Prozesse
Vom ersten Anruf über den Chat bis zum Portal – alle Kanäle greifen ineinander und verkürzen Kommunikationswege.
Von analog zu digital
- ✕Anrufe gehen außerhalb der Bürozeiten verloren
- ✕Dokumente liegen nur in Papierform vor
- ✕E-Mails versickern in vollen Postfächern
- ✕Schadensmeldungen per Telefon – unstrukturiert
- ✕Hoher manueller Aufwand bei Standardanfragen
- Jeder Anruf wird angenommen – auch nach Feierabend
- Dokumente 24/7 digital im Portal abrufbar
- Anfragen strukturiert über Chat und Portal
- Online-Schadensmeldung mit Foto & Statusverfolgung
- KI übernimmt Routinefragen, Menschen den Rest
So arbeiten wir digital
Digitale Objektakte, transparente Rechnungsprüfung und strukturierte Fristenkontrolle: Erfahren Sie im Detail, wie unsere digitalen Prozesse in der Hausverwaltung für mehr Transparenz sorgen.
Digitale Verwaltung & Portale
Die wichtigsten Fragen rund um unsere digitalen Portale, Schadensmeldungen und die KI-gestützte Anfragenbearbeitung – kompakt beantwortet.
Haben Sie Fragen zu unseren digitalen Prozessen?
Gerne erläutern wir Ihnen persönlich, wie unsere digitalen Werkzeuge Ihre Immobilie oder Ihr Anliegen schneller und transparenter zum Ziel führen.
