Wann darf eine Mieterselbstauskunft verlangt werden?

Der zulässige Umfang hängt vom Stadium des Vermietungsprozesses ab. Nach der aktuellen Orientierungshilfe der Datenschutzaufsichtsbehörden sollen bei der ersten Anfrage nur wenige Daten erhoben werden. Weitergehende Selbstauskünfte sind erst bei konkretem Interesse an der Anmietung zulässig.

Welche Daten darf ich vor einer Besichtigung verlangen?

Vor einer Besichtigung sind regelmäßig nur wenige organisatorische und objektbezogene Angaben erforderlich, beispielsweise Name, Kontaktmöglichkeit, Termin, gewünschter Mietbeginn und gegebenenfalls die Zahl der einziehenden Personen.

Darf ich Gehaltsnachweise von Mietinteressenten verlangen?

Nachweise zur wirtschaftlichen Situation können bei einem konkreten Anmietungsinteresse beziehungsweise einer fortgeschrittenen Auswahl erforderlich sein. Umfang und Zeitpunkt müssen angemessen sein. Nicht erforderliche Angaben auf Nachweisen sollten nach Möglichkeit geschwärzt werden können.

Ist eine Schufa-Auskunft für die Mieterauswahl verpflichtend?

Eine gesetzliche Pflicht jedes Mietinteressenten zur Vorlage einer bestimmten Schufa-Auskunft besteht nicht pauschal. Bonitätsinformationen können in einer fortgeschrittenen Auswahlphase ein zulässiges Prüfinstrument sein, wenn sie verhältnismäßig eingesetzt und nicht als einziges Entscheidungskriterium verwendet werden.

Garantiert eine gute Bonität pünktliche Mietzahlungen?

Nein. Eine Bonitätsinformation bildet nur bestimmte bekannte Daten aus der Vergangenheit ab. Sie kann Fehler enthalten und sagt nicht sicher voraus, wie sich ein Mietverhältnis entwickelt. Deshalb sollte sie nie isoliert, sondern gemeinsam mit weiteren nachvollziehbaren Informationen betrachtet werden.

Darf ich Selbstständige oder Personen mit befristetem Arbeitsvertrag ablehnen?

Eine bestimmte Erwerbsform sollte nicht pauschal als ungeeignet bewertet werden. Maßgeblich ist, ob die wirtschaftliche Tragfähigkeit im konkreten Fall nachvollziehbar erscheint. Dafür können je nach Situation unterschiedliche Nachweise relevant sein.

Muss ein Mietinteressent eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung vorlegen?

Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung ist kein amtlicher Standardnachweis und wird nicht von jedem bisherigen Vermieter ausgestellt. Ihr Fehlen beweist keine Mietschulden. Der Vermieter sollte prüfen, ob die Anforderung verhältnismäßig und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Darf ich den bisherigen Vermieter eines Interessenten anrufen?

Eine Kontaktaufnahme ist nicht allein deshalb zulässig, weil Kontaktdaten bekannt sind. Zweck, Rechtsgrundlage, Transparenz und Erforderlichkeit müssen geprüft werden. Ohne geklärte datenschutzrechtliche Grundlage und Information des Betroffenen sollte keine Kontaktaufnahme erfolgen.

Wie lange dürfen Bewerberdaten gespeichert werden?

Bewerberdaten dürfen nicht unbegrenzt aufbewahrt werden. Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach Zweck, Rechtsgrundlage, möglichen Ansprüchen und den Umständen des Einzelfalls. Vermieter benötigen ein nachvollziehbares Löschkonzept.

Darf eine Software automatisch den besten Mieter auswählen?

Eine Software kann Unterlagen organisieren oder auf fehlende Angaben hinweisen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit erheblicher Wirkung unterliegt jedoch den Anforderungen des Art. 22 DSGVO. Geschützte Merkmale dürfen nicht in die Entscheidungslogik einfließen.

Mieter richtig auswählen: sicher, fair und nachvollziehbar

WELLHÖNER

Vermieter-Akademie · Woche 06

Mieter richtig auswählen: sicher, fair und nachvollziehbar

Q: Wie wähle ich zwischen mehreren geeigneten Bewerbern aus?

Hilfreich ist ein vorab festgelegter Kriterienkatalog, der beispielsweise Mietbeginn, Haushaltsgröße, wirtschaftliche Tragfähigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität berücksichtigt. Geschützte persönliche Merkmale dürfen dabei nicht als verdecktes Entscheidungskriterium einfließen.

Das Wichtigste vorab

Auswahlkriterien vor Beginn der Vermarktung sachlich definieren.
Datenerhebung stufenweise – nicht alles auf einmal verlangen.
Wirtschaftliche Tragfähigkeit prüfen, aber keine Erwerbsform pauschal ablehnen.
Bonitätsinformationen sind Bausteine, keine Garantien.
Ungewöhnliche Erwerbsformen dürfen nicht automatisch zur Ablehnung führen.
Geschützte persönliche Merkmale dürfen nicht als verdeckte Auswahlkriterien verwendet werden.
Absagen respektvoll und datensparsam versenden.
Daten abgelehnter Bewerber dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.
Zusagen sollten erst nach Abschluss der erforderlichen Prüfung erfolgen.

Die Auswahl eines Mieters ist eine der wichtigsten Entscheidungen im Vermietungsprozess. Dabei reicht es nicht, möglichst viele Unterlagen zu sammeln oder Bewerber allein nach einem Bonitätsscore zu sortieren. Ein guter Auswahlprozess verbindet sachliche Kriterien, faire Behandlung, datenschutzgerechte Informationserhebung und eine nachvollziehbare Dokumentation.

Dieses Kapitel zeigt, wie Vermieter geeignete Interessenten prüfen können, ohne unnötige Daten zu erheben oder Menschen anhand unsachlicher beziehungsweise unzulässiger Merkmale zu benachteiligen.

Drei Phasen

Datenerhebung stufenweise gestalten

Je weiter der Vermietungsprozess fortgeschritten ist, desto mehr Informationen können erforderlich werden. Zu Beginn dürfen nicht vorsorglich sämtliche Unterlagen verlangt werden.

Phase 1 · Anfrage

Kontakt- und Termindaten, gewünschter Mietbeginn, Personenzahl, objektbezogene Grundangaben.

Nicht verlangen: Gehaltsnachweise, Kontoauszüge, Ausweiskopien, Bonitätsunterlagen.

Phase 2 · Konkretes Interesse

Mieterselbstauskunft, Einkommensnachweise im angemessenen Umfang, Bonitätsinformation.

Nur soweit für die Entscheidung erforderlich. Nicht benötigte Angaben schwärzen.

Phase 3 · Vertragsanbahnung

Identitätsprüfung, Vertragsdaten, Kautionsvereinbarung, Übergabeplanung.

Erst bei konkreter Vertragsabsicht.

01 · Kriterien

Sachliche Auswahlkriterien festlegen

Eine gute Mieterauswahl soll mehrere Ziele verbinden: wirtschaftliche Sicherung des Mietverhältnisses, sachgerechte Prüfung, faire Behandlung aller Bewerber, Datenschutz und Nachvollziehbarkeit. Es geht nicht darum, einen „perfekten" oder „risikofreien" Mieter zu finden – solche Garantien gibt es nicht.

Kriterium	Was wird geprüft?	Worauf achten?
Mietbeginn	Passt der gewünschte Einzugstermin?	Realistische Abstimmung mit Verfügbarkeit
Haushaltsgröße	Verhältnis zur Wohnung	Keine pauschalen Grenzen
Wirtschaftliche Tragfähigkeit	Einkommens- und Beschäftigungssituation	Verschiedene Erwerbsformen fair berücksichtigen
Vollständigkeit	Wurden alle relevanten Angaben gemacht?	Nur Phase-bezogen verlangen
Plausibilität	Sind die Angaben konsistent?	Widersprüche klären, nicht pauschal ablehnen
Nutzung	Passt die beabsichtigte Nutzung zum Vertrag?	Sachlich und objektbezogen prüfen

02 · Bonität

Bonitätsinformationen richtig einordnen

Eine Bonitätsinformation kann Hinweise auf bekannte Zahlungsstörungen geben. Sie beantwortet aber nicht allein die Frage, ob ein künftiges Mietverhältnis zuverlässig verlaufen wird. Negative Merkmale sollten nicht ohne Plausibilitätsprüfung übernommen werden. Ein Bonitätswert darf nicht als einziges Entscheidungskriterium dienen.

Vertiefung: Bonitätsprüfung bei Mietinteressenten rechtssicher einordnen.

03 · Gleichbehandlung

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz beachten

§ 19 AGG enthält Regeln und Besonderheiten für zivilrechtliche Schuldverhältnisse und die Wohnraumvermietung. Auswahlkriterien sollten vor Beginn der Vermarktung festgelegt, sachlich auf das Mietverhältnis bezogen und einheitlich angewendet werden.

Nicht verwenden: diskriminierende Wunschprofile, pauschale Ausschlüsse aufgrund geschützter Merkmale, Formulierungen, die bestimmte Herkunft, Religion, Behinderung, Alter, Geschlecht oder sexuelle Identität abwerten.

04 · Entscheidung

Bewerberbewertung strukturieren

Sind mehrere Personen sachlich geeignet, muss nicht zwangsläufig die Person mit dem höchsten Einkommen gewählt werden. Ein vorab festgelegter Kriterienkatalog hilft, transparent und nachvollziehbar zu entscheiden.

Kriterium	Bewerber A	Bewerber B	Bewerber C
Mietbeginn passt?	✓	✓	△
Wirtschaftlich tragfähig?	✓	✓	✓
Angaben vollständig?	✓	△	✓
Angaben plausibel?	✓	✓	✓
Nutzung passt?	✓	✓	✓
Bonität unauffällig?	✓	✓	—

Die Matrix strukturiert die Prüfung. Sie trifft keine automatische Entscheidung und darf nicht mit geschützten persönlichen Merkmalen angereichert werden.

05 · Datenschutz

Bewerberdaten datenschutzgerecht verarbeiten

Art. 5 DSGVO verlangt insbesondere Datenminimierung; Art. 6 DSGVO eine Rechtsgrundlage für jede Verarbeitung. Bewerberdaten nicht über private Messenger verbreiten, nicht an unbeteiligte Dritte weitergeben und nicht mehr erforderliche Unterlagen nach dem festgelegten Datenschutzprozess löschen.

Keine starre allgemeingültige Löschfrist erfinden. Der konkrete Zeitraum hängt von Zweck, möglichen Rechtsansprüchen und den Umständen des Einzelfalls ab.

06 · Abschluss

Entscheidung dokumentieren, Absagen respektvoll erteilen

Die Auswahlentscheidung sollte intern sachlich dokumentiert werden – ohne abwertende oder diskriminierende Vermerke. Absagen sollten zeitnah, respektvoll und ohne unnötige Begründungsdetails formuliert werden. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Bewerber sind nach dem festgelegten Löschprozess zu entfernen.

Vertiefung zum Mietvertrag: Mietvertrag für Vermieter: wichtige Regelungen erklärt.

Zum gesamten Vermietungsprozess: Wohnung erfolgreich vermieten.

Vermeiden

Fünfzehn typische Fehler bei der Mieterauswahl

1.Auswahlkriterien erst während der Besichtigungen festlegen
2.Bereits bei der ersten Anfrage vollständige Bewerbungsunterlagen verlangen
3.Bonitätsinformationen als einziges Entscheidungskriterium verwenden
4.Selbstständige oder befristet Beschäftigte pauschal ablehnen
5.Geschützte persönliche Merkmale als verdeckte Kriterien nutzen
6.Ausweiskopien routinemäßig ohne Rechtsgrundlage anfertigen
7.Kontoauszüge ungeschwärzt aufbewahren
8.Früheren Vermieter ohne geklärte Rechtsgrundlage kontaktieren
9.Mündliche Zusagen an mehrere Bewerber gleichzeitig erteilen
10.Widersprüchliche Angaben nicht zur Klärung stellen
11.Absagen ohne respektvolle Formulierung versenden
12.Bewerberdaten unbegrenzt speichern
13.Software als alleinigen Entscheider einsetzen
14.Persönlichen Eindruck über sachliche Kriterien stellen
15.Auswahlentscheidung nicht dokumentieren

Checkliste

20 Punkte für eine faire Mieterauswahl

Sachliche Auswahlkriterien vor Vermarktungsstart definiert
Datenerhebung stufenweise geplant
Erste Kontaktphase auf wenige Angaben begrenzt
Selbstauskunft erst bei konkretem Interesse eingeholt
Nicht benötigte Angaben auf Nachweisen geschwärzt
Gehaltsnachweise nur im erforderlichen Umfang angefordert
Bonitätsinformation nicht isoliert verwendet
Unterschiedliche Erwerbsformen fair berücksichtigt
Bürgschaften nur bei sachlichem Anlass geprüft
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung geprüft
AGG-Vorgaben bei Anzeige und Auswahl beachtet
Kriterien einheitlich auf alle Bewerber angewendet
Entscheidung anhand des vorab definierten Katalogs getroffen
Entscheidung intern sachlich dokumentiert
Geschützte Merkmale weder erfasst noch bewertet
Absagen respektvoll formuliert
Bewerberdaten fristgerecht gelöscht
Keine automatisierte Endentscheidung ohne Prüfung
Vertragsrelevante Punkte vor Zusage geklärt
Gesamten Prozess nachvollziehbar dokumentiert

Ein guter Auswahlprozess sammelt nicht möglichst viele Informationen. Er erhebt zum richtigen Zeitpunkt diejenigen Angaben, die für eine sachliche und faire Entscheidung tatsächlich erforderlich sind.

Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung zur Mieterauswahl. Welche Angaben erhoben und welche Kriterien verwendet werden dürfen, hängt von der Phase des Vermietungsprozesses, dem konkreten Zweck, der Rechtsgrundlage, dem Datenschutzrecht und den Umständen des Einzelfalls ab. Der Beitrag ersetzt keine Rechts-, Datenschutz- oder Steuerberatung.

Rechtsstand: August 2026

Verwendete Rechts- und Datenschutzgrundlagen

§§ 1, 19–22 AGG– Benachteiligungsverbote, Besonderheiten bei Wohnraum

Art. 5 DSGVO– Verarbeitungsgrundsätze und Datenminimierung

Art. 6 DSGVO– Rechtmäßigkeit der Verarbeitung

Art. 13, 14 DSGVO– Informationspflichten

Art. 17 DSGVO– Recht auf Löschung

Art. 22 DSGVO– Automatisierte Einzelentscheidungen

DSK/LDI NRW– Orientierungshilfe Selbstauskünfte bei Mietinteressent:innen, Version 2.0, Januar 2026

§ 551 BGB– Mietsicherheit (Kaution)

Häufige Fragen

FAQ: Mieter richtig auswählen

Geeignet sind sachliche Kriterien mit Bezug zum konkreten Mietverhältnis, etwa Mietbeginn, Haushaltsgröße, vorgesehene Nutzung, wirtschaftliche Tragfähigkeit, Vollständigkeit und Plausibilität der erforderlichen Angaben. Geschützte persönliche Merkmale dürfen nicht als Auswahlkriterium verwendet werden.