Was macht der WEG-Verwalter eigentlich für die Eigentümergemeinschaft?

Wer eine Eigentumswohnung kauft, tritt automatisch einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) bei – und diese Gemeinschaft braucht einen Verwalter, der sie nach außen vertritt und im Innenverhältnis organisiert. Die Aufgaben der Hausverwaltung für die Eigentümergemeinschaft sind seit der WEG-Reform 2020 in den §§ 18 bis 29 WEG detailliert geregelt. Anders als bei der Mietverwaltung, bei der der Verwalter im Auftrag eines einzelnen Eigentümers gegenüber Mietern handelt, vertritt der WEG-Verwalter eine ganze Gemeinschaft von Eigentümern mit teils unterschiedlichen Interessen – das macht die Rolle rechtlich und organisatorisch anspruchsvoller.

Dieser Artikel konzentriert sich bewusst auf die WEG-spezifische Seite der Hausverwaltung. Einen Überblick über sämtliche Aufgabenbereiche der Hausverwaltung – kaufmännisch, technisch und rechtlich, über Miet-, WEG- und Gewerbeverwaltung hinweg – finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden zu Hausverwaltung Aufgaben und Pflichten.

Die gesetzlichen Kernaufgaben nach §§ 18–29 WEG

Der Verwalter ist gemäß § 9b WEG das gesetzliche Vertretungsorgan der Gemeinschaft und gemäß § 18 WEG für die ordnungsmäßige Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zuständig. Im Einzelnen gehören dazu insbesondere:

  • Wirtschaftsplan aufstellen (§ 28 WEG): Der Verwalter kalkuliert jährlich die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft und legt der Eigentümerversammlung einen Gesamt- und Einzelwirtschaftsplan zur Beschlussfassung vor.
  • Jahresabrechnung erstellen (§ 28 WEG): Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres rechnet der Verwalter die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben ab und weist Über- oder Unterdeckungen für jeden Eigentümer aus.
  • Eigentümerversammlung vorbereiten, durchführen und protokollieren (§ 24 WEG): Der Verwalter lädt form- und fristgerecht ein, erstellt die Tagesordnung, leitet die Versammlung und führt das Protokoll – inklusive der laufenden Beschlusssammlung.
  • Instandhaltungsrücklage verwalten: Die Rücklage wird getrennt verwaltet, angemessen kalkuliert und für beschlossene Instandhaltungsmaßnahmen verwendet – eine zentrale Voraussetzung, damit größere Maßnahmen nicht ständig Sonderumlagen erfordern.
  • Beschlüsse umsetzen (§ 27 WEG): Beschlossene Maßnahmen – von der Auftragsvergabe an Handwerker bis zur baulichen Veränderung – müssen vom Verwalter tatsächlich durchgeführt werden, nicht nur dokumentiert.

Diese Aufgaben sind keine Kür, sondern eine gesetzliche Pflicht: Eigentümer haben einen einklagbaren Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung, wenn der Verwalter diese Kernleistungen nicht erbringt.

Der zertifizierte Verwalter: ein Qualitätsmerkmal für die Gemeinschaft

Seit der WEG-Reform können Eigentümer gemäß § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter mit IHK-Sachkundenachweis nach § 26a WEG bestellt wird, sofern mindestens ein Drittel der Eigentümer dies beantragt. Dieser Nachweis belegt, dass der Verwalter Grundkenntnisse im WEG-Recht, im Vertragsrecht, in der Buchführung und im technischen Gebäudemanagement nachgewiesen hat – für die Eigentümergemeinschaft ein handfestes Qualitätskriterium bei der Verwalterauswahl oder beim Verwalterwechsel.

Was oft als „inklusive" missverstanden wird

Ein häufiger Streitpunkt zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwaltung ist die Frage, was zum Grundhonorar gehört und was als Sondervergütung separat berechnet werden darf. Zum Grundhonorar sollten in jedem seriösen Verwaltervertrag gehören:

  • Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan
  • die ordentliche Eigentümerversammlung inklusive Vorbereitung und Protokoll
  • die laufende Führung der Beschlusssammlung
  • die reguläre Kommunikation mit Eigentümern und Beirat

Häufig separat berechnet – teils zu Recht, teils rechtlich angreifbar, wenn es sich eigentlich um Kernleistungen handelt – werden dagegen:

  • außerordentliche Eigentümerversammlungen
  • Mahnverfahren bei säumigen Eigentümern
  • Behörden- und Versicherungskorrespondenz im Schadensfall
  • die Ausschreibung und Vergabe größerer Instandhaltungsmaßnahmen

Unser Rat für Eigentümergemeinschaften: Lassen Sie sich die Sondervergütungsliste des Verwaltervertrags vor der Beauftragung oder vor einem Verwalterwechsel im Detail erklären und vergleichen Sie sie mit dem Marktüblichen. Ein Verwalter, der hier transparent Auskunft gibt, zeigt schon vor Vertragsbeginn, wie die Zusammenarbeit später aussehen wird. Wellhöner Immobilienmanagement übernimmt für Eigentümergemeinschaften in Mülheim an der Ruhr und im gesamten Ruhrgebiet alle gesetzlichen Kernaufgaben der WEG-Verwaltung – transparent, mit klar abgegrenztem Leistungsverzeichnis und persönlicher Ansprache für Eigentümer und Beirat.