Was kostet eine Mietverwaltung?

Für die Vergütung einer Mietverwaltung haben sich verschiedene Modelle etabliert. Welches Modell geeignet ist, hängt insbesondere von der Objektgröße und dem vereinbarten Leistungsumfang ab.

Vergütung je Einheit und Monat. Bei Mietshäusern und Mehrfamilienhäusern wird häufig ein fester Betrag je verwalteter Wohn- oder Gewerbeeinheit und Monat vereinbart. Dadurch lässt sich die laufende Grundvergütung leicht nachvollziehen.

Hinzu kommen gegebenenfalls vereinbarte Zusatzleistungen und Umsatzsteuer, wenn die genannten Preise Nettobeträge sind.

Monatliche Objektpauschale. Bei kleineren Objekten kann statt einer reinen Vergütung je Einheit eine feste monatliche Objektpauschale vereinbart werden. Sie berücksichtigt, dass bestimmte Aufgaben unabhängig von der Zahl der Wohnungen anfallen – beispielsweise Buchhaltung, Bankkontenabstimmung, Eigentümerkommunikation und die Koordination von Dienstleistern.

Mindestvergütung. Auch ein kleines Mietshaus verursacht einen festen Grundaufwand. Deshalb arbeiten viele Verwaltungen mit einer monatlichen Mindestvergütung. Eine reine Multiplikation weniger Einheiten mit einem niedrigen Einheitspreis würde den tatsächlichen Verwaltungsaufwand häufig nicht abbilden.

Grundvergütung plus Zusatzleistungen. Ein verbreitetes Modell verbindet eine monatliche Grundvergütung mit gesonderten Honoraren für Tätigkeiten, die nicht regelmäßig anfallen. Dazu können beispielsweise Neuvermietungen, umfangreiche Schadenfälle, größere Modernisierungsmaßnahmen oder die Aufarbeitung ungeordneter Altunterlagen gehören. Entscheidend ist, dass Grund- und Zusatzleistungen vor Vertragsschluss nachvollziehbar beschrieben werden.

Anzahl der Einheiten. Mit zunehmender Objektgröße verteilt sich ein Teil des organisatorischen Grundaufwands auf mehrere Einheiten. Kleine Objekte haben deshalb häufig einen höheren rechnerischen Verwaltungsaufwand je Wohnung.

Art und Struktur der Immobilie. Ein einheitlich genutztes Wohngebäude ist meist anders zu kalkulieren als ein Wohn- und Geschäftshaus mit unterschiedlichen Mietverträgen, Umsatzsteuerregelungen, Umlageschlüsseln und technischen Anforderungen.

Zahl und Komplexität der Mietverhältnisse. Häufige Mieterwechsel, ältere Mietverträge, unterschiedliche Vertragsregelungen oder ein erhöhter Abstimmungsbedarf können den laufenden Aufwand vergrößern.

Zustand des Objekts. Bei einem Gebäude mit hohem Instandhaltungsbedarf entstehen regelmäßig mehr technische Vorgänge, Abstimmungen, Angebotsprüfungen und Vor-Ort-Termine als bei einem instand gehaltenen Objekt.

Qualität der vorhandenen Unterlagen. Vollständige Mietverträge, nachvollziehbare Abrechnungen und eine geordnete Objektakte erleichtern die Übernahme. Fehlende oder widersprüchliche Unterlagen müssen gegebenenfalls zunächst gesichtet und aufgearbeitet werden.

Umfang der gewünschten Betreuung. Nicht jeder Eigentümer benötigt denselben Leistungsumfang. Unterschiede ergeben sich etwa beim Reporting, bei der Neuvermietung, bei regelmäßigen Objektbegehungen oder bei der Betreuung größerer Instandhaltungsmaßnahmen.

Besondere Ausgangslagen. Offene Mietforderungen, laufende Auseinandersetzungen, erheblicher Leerstand oder nicht abgeschlossene Abrechnungsperioden können bei der Übernahme zusätzlichen Aufwand verursachen.

Bei gemischt genutzten Immobilien gilt: Gewerbliche Mietverhältnisse und abweichende Betriebskostenregelungen können zusätzlichen Aufwand verursachen und sich entsprechend auf die Vergütung auswirken.

Zusatzvergütungen sind nicht grundsätzlich problematisch. Sie sollten aber verständlich vereinbart und dem tatsächlichen Zusatzaufwand zugeordnet sein. Häufig gesondert geregelte Leistungen sind:

Neuvermietung. Die Neuvermietung umfasst je nach Auftrag unter anderem die Mietpreisberatung, Exposéerstellung, Interessentenkommunikation, Bonitätsprüfung, Besichtigungen, Mietvertragsvorbereitung und Wohnungsübergabe. Dieser Aufwand ist regelmäßig deutlich höher als die laufende Verwaltung eines bestehenden Mietverhältnisses.

Wohnungsabnahme und Wohnungsübergabe. Protokollierung, Fotodokumentation, Erfassung von Zählerständen und Schlüsselübergabe können gesondert vergütet werden, wenn sie nicht Bestandteil eines Neuvermietungsauftrags oder der Grundvergütung sind.

Umfangreiche Mieterhöhungsverfahren. Die Vorbereitung einer Mieterhöhung kann zusätzlichen Prüf- und Dokumentationsaufwand verursachen. Bei komplexen rechtlichen Fragen kann außerdem die Einschaltung eines Rechtsanwalts erforderlich sein.

Größere Schäden und Versicherungsfälle. Bei umfangreichen Schäden können zahlreiche Abstimmungen mit Mietern, Versicherungen, Sachverständigen, Handwerkern und Eigentümern notwendig werden.

Sanierungen und Modernisierungen. Die laufende Koordination kleiner Reparaturen ist von der Begleitung umfangreicher Baumaßnahmen zu unterscheiden. Projektsteuerung, Angebotsvergleiche und intensive Bauüberwachung können gesonderte Leistungen darstellen.

Forderungsmanagement und Rechtsfälle. Über das gewöhnliche Mahnwesen hinausgehende Maßnahmen, Gerichtsverfahren oder die Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten können zusätzliche Kosten auslösen. Anwalts- und Gerichtskosten sind von der Verwaltervergütung zu unterscheiden.

Aufarbeitung von Altunterlagen. Fehlende Abrechnungen, ungeordnete Buchhaltung, nicht abgestimmte Mietkonten oder unvollständige Vertragsunterlagen können bei der Verwaltungsübernahme einen einmaligen Zusatzaufwand verursachen.

Bei Wohnraummietverhältnissen gehören die Kosten der Mietverwaltung grundsätzlich zu den Verwaltungskosten des Vermieters. Verwaltungskosten zählen nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten und können deshalb grundsätzlich nicht einfach über die Betriebskostenabrechnung an den Mieter weitergegeben werden.

Davon zu unterscheiden sind umlagefähige Betriebskosten wie beispielsweise bestimmte Kosten für Heizung, Wasser, Gebäudereinigung oder Gartenpflege, sofern die Umlage wirksam im Mietvertrag vereinbart wurde.

Bei Gewerbemietverträgen können abweichende vertragliche Vereinbarungen bestehen. Ob und in welchem Umfang Verwaltungskosten dort umgelegt werden können, hängt von der konkreten Vertragsgestaltung ab und sollte im Einzelfall rechtlich geprüft werden.

Dieser Abschnitt bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Beratung.

Ein gutes Angebot für die Mietverwaltung sollte nicht nur einen Monatspreis nennen. Es sollte den Leistungsumfang so konkret beschreiben, dass Eigentümer die tatsächlichen Gesamtkosten und Verantwortlichkeiten nachvollziehen können.

Checkliste für den Angebotsvergleich:

• Ist die Vergütung netto oder brutto angegeben?
• Gibt es eine monatliche Mindestvergütung?
• Welche laufenden Leistungen sind enthalten?
• Ist die Betriebskostenabrechnung Bestandteil der Grundvergütung?
• Wie werden Neuvermietungen vergütet?
• Sind Wohnungsabnahmen und -übergaben enthalten?
• Wie werden größere Schäden und Sanierungen abgerechnet?
• Welche Kosten entstehen bei offenen Altfällen?
• Gibt es eine Preisänderungs- oder Indexklausel?
• Welche Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist gelten?
• Wie ist die Objektübernahme geregelt?
• Welche Vollmachten werden benötigt?
• Welche Berichte erhält der Eigentümer?
• Gibt es einen festen persönlichen Ansprechpartner?
• Welche Aufgaben verbleiben ausdrücklich beim Eigentümer?

Die Verwaltung eines vollständigen Mietshauses oder Mehrfamilienhauses ist nicht identisch mit der Verwaltung einer einzelnen vermieteten Eigentumswohnung.

Bei einem Mietshaus betreut die Mietverwaltung typischerweise das gesamte Objekt und dessen Mietverhältnisse. Bei einer einzelnen Eigentumswohnung besteht daneben regelmäßig eine Wohnungseigentümergemeinschaft mit eigener WEG-Verwaltung. Die Betreuung des individuellen Mietverhältnisses wird häufig als Sondereigentumsverwaltung bezeichnet.

Leistungsumfang, Zuständigkeiten und Vergütung können sich deshalb deutlich unterscheiden. Die Sondereigentumsverwaltung wird hier ausschließlich zur sachlichen Abgrenzung erläutert und nicht als eigenständiges Angebot beworben.