Leitfaden zur Mieterauswahl

Ziel der Mieterauswahl: passende Vertragsbeziehung statt Bauchgefühl

• Wohnungs- und Vertragsanforderungen vor Kontaktbeginn definieren.
• Zahlungsfähigkeit, Haushaltsgröße und sachliche Objektanforderungen getrennt betrachten.
• Keine Suche nach dem angeblich „perfekten" oder „risikofreien" Mieter.
• Einheitliche Prozessregeln für alle Interessenten anwenden.
• Mietausfallrisiko kann reduziert, nicht ausgeschlossen werden.

Der Auswahlprozess im Überblick

Die folgenden zwölf Schritte beschreiben einen typischen Ablauf. Sie sind redaktioneller Orientierungsrahmen, kein technisches Schrittformular und kein Garantieversprechen für ein bestimmtes Ergebnis.

1. 1.Objekt- und Vertragsdaten prüfen.
2. 2.Zulässige Auswahlkriterien festlegen.
3. 3.Datenschutzinformation vorbereiten.
4. 4.Anfragen datensparsam erfassen.
5. 5.Besichtigung organisieren.
6. 6.Konkretes Anmietungsinteresse abfragen.
7. 7.Erforderliche Selbstauskunft einholen.
8. 8.Objektiv vorprüfen.
9. 9.Erstplatzierte Person bestimmen.
10. 10.Erforderliche Nachweise prüfen.
11. 11.Entscheidung kommunizieren und Vertrag vorbereiten.
12. 12.Daten geordnet übernehmen oder löschen.

Das Drei-Phasen-Modell der Datenschutzkonferenz

Fachliche Leitlinie dieses Leitfadens ist die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressent:innen, Version 2.0, Stand Januar 2026. Sie unterscheidet drei Phasen mit jeweils eigenem Grundprinzip:

• Phase A, B und C sind sachlich klar getrennt und dürfen nicht vermischt werden.
• Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit werden für jede Angabe einzeln geprüft, nicht pauschal unterstellt.
• Keine Information wird erhoben, „weil man das immer so macht" – jede Frage braucht einen Zeitpunkt und einen Zweck.
• Der Zeitpunkt jeder Frage wird für Interessenten nachvollziehbar sichtbar gemacht.
• Bei Unsicherheit steht die Datenschutzprüfung vor der Erhebung, nicht danach.

Datenmatrix nach Phase

Jede Angabe und jeder Nachweis wird eindeutig einer Phase zugeordnet. Es gibt keine pauschale „Unterlagenmappe für alle".

Vor dem Start: Objekt- und Vertragsprofil anlegen

• Mietbeginn, Grundmiete, Betriebskostenvorauszahlung und Gesamtbelastung festlegen.
• Wohnfläche, Zimmerzahl, zulässige Nutzung und passende Haushaltsgröße bestimmen.
• Barrieren, Aufzug, Stellplatz, Außenflächen und Hausordnung nur sachlich beschreiben.
• Förder- oder Belegungsbindung sowie WBS-Anforderungen frühzeitig prüfen.
• Haustierfrage nur im rechtlich zulässigen Umfang vorbereiten.
• Besondere Vertragskonstellationen frühzeitig fachlich klären.

Auswahlkriterien vor der ersten Bewerbung festlegen

• Kriterien vor Sichtung personenbezogener Informationen definieren.
• Objektiven Bezug jedes Kriteriums zum konkreten Mietverhältnis sicherstellen.
• Gleiche Maßstäbe für alle Bewerber und gleichwertige Alternativnachweise zulassen.
• Muss-, Prüf- und nachrangige Kriterien sauber trennen.
• Kriterienprotokoll mit Datum und Verantwortlichkeit anlegen.
• Kriterien nicht nachträglich anpassen, um eine Wunschentscheidung zu begründen.

AGG-sensible Kriterien konsequent ausschließen

• Keine Auswahl nach ethnischer Herkunft, rassistischen Zuschreibungen, Geschlecht, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.
• Staatsangehörigkeit nicht als Bonitätsersatz verwenden.
• Name, Akzent, Foto, Familienmodell oder vermutete Herkunft nicht als Risikosignal behandeln.
• Schwangerschaft, Kinderwunsch, Heiratsabsicht, Parteizugehörigkeit und Mietvereinsmitgliedschaft nicht abfragen.
• AGG-Ausnahmen nicht als pauschale Freigabe für zusätzliche Datenerhebung darstellen.
• Im Zweifel eine fachliche Prüfung vor der Entscheidung einholen.

Datenschutzinformation vorbereiten

• Verantwortlichen und Kontakt benennen.
• Zwecke und jeweilige Rechtsgrundlagen angeben.
• Kategorien der verarbeiteten Daten auflisten.
• Empfänger beziehungsweise eingesetzte Dienstleister nennen.
• Speicherdauer und Löschkriterien darstellen.
• Betroffenenrechte verständlich erklären.
• Beschwerdemöglichkeit bei der Aufsichtsbehörde angeben.
• Keine irreführende Zwangseinwilligung verlangen.

Phase A: Anfrage und Terminorganisation

• Nur die für Kontakt und Termin erforderliche Angabe erheben.
• Konkrete Wohnung und gewünschten Termin klar benennen.
• Keine Gehaltsabrechnungen, Bonitätsberichte oder Ausweiskopien anfordern.
• Gruppenbesichtigungen datensparsam organisieren.
• Teilnehmerlisten vor Einblick durch Dritte schützen.
• Unnötige offene E-Mail-Verteiler vermeiden.

Umgang mit unaufgefordert zugesandten Bewerbungsunterlagen

• Unaufgefordert eingereichte Vollmappen nicht als Auswahlvorteil werten.
• Nicht erforderliche Unterlagen nicht auf Vorrat verarbeiten.
• Standardisiert zurückmelden und um nur angeforderte Angaben bitten.
• Nicht benötigte Unterlagen sicher löschen beziehungsweise datenschutzgerecht behandeln.
• Datensparsame Interessenten dadurch nicht benachteiligen.
• Den Vorgang dokumentieren, nicht die privaten Details der Unterlagen.

Besichtigung sachlich vorbereiten

• Objektinformationen, Zeitfenster, Ansprechpartner und Zugang vorab klären.
• Kriterienliste statt spontaner Personenbewertung mitführen.
• Privatsphäre noch wohnender Mieter schützen.
• Keine Fotos persönlicher Gegenstände anfertigen.
• Keine offenen Unterlagen anderer Bewerber sichtbar auslegen.
• Barrierefreiheit und angemessene Kommunikationswege berücksichtigen.

Worauf Vermieter bei Besichtigungen achten können

Nur sachliche, wohnungsbezogene Punkte gehören in die Beurteilung:

• Passt der gewünschte Mietbeginn zum Angebot?
• Stimmen Anzahl einziehender Personen und Nutzung mit den Objektbedingungen überein?
• Wurden wesentliche Wohnungsmerkmale verstanden?
• Können offene Fragen zum Vertragsrahmen geklärt werden?
• Wird das weitere Verfahren nachvollzogen?
• Sind Angaben konsistent, ohne aus Auftreten, Kleidung oder Sprache Bonität abzuleiten?

Unzulässige Beobachtungs- und Bewertungsmuster

• Keine Charakterdiagnose aus Pünktlichkeit, Kleidung, Fahrzeug oder Begleitung ableiten.
• Keine Fotos, Social-Media-Recherche oder Umfeldrecherche durchführen.
• Keine Bewertung von Akzent, Namen oder mutmaßlicher Herkunft vornehmen.
• Keine heimliche Audio- oder Videoaufzeichnung anfertigen.
• Keine Notizen über sensible oder private Merkmale führen.
• Keine „schwarze Liste" vermeintlich auffälliger Personen anlegen.

Phase B: konkretes Anmietungsinteresse erfassen

• Eindeutige Erklärung zur konkreten Wohnung einholen.
• Nur jetzt tatsächlich erforderliche Angaben abfragen.
• Anzahl einziehender Personen, Erwachsene und Kinder erfassen.
• Gewünschte Mietvertragsparteien getrennt von übrigen Haushaltsangehörigen behandeln.
• Nur sachlich relevante Tierhaltung erfragen.
• Wirtschaftliche Angaben nur im in dieser Phase erforderlichen Umfang einholen.

Mieterselbstauskunft richtig gestalten

• An die aktuelle DSK-Orientierungshilfe und ihren Anhang anlehnen.
• Fragen eindeutig mit der jeweiligen Phase kennzeichnen.
• Pflichtfelder nur bei echter Erforderlichkeit vorsehen.
• Freiwillige Angaben nicht versteckt erzwingen.
• Keine Generaleinwilligung als Ersatz für eine passende Rechtsgrundlage verwenden.
• Formular objektspezifisch anpassen statt pauschal zu übernehmen.
• Keine ungeprüfte Musterübernahme ohne eigene Anpassung.

Angaben zu Haushalt und Nutzung

• Zahl einziehender Personen sowie Erwachsene und Kinder erfassen.
• Klären, wer Mietvertragspartei werden soll.
• Weitere Details zu nicht vertragsbeteiligten Haushaltsangehörigen grundsätzlich nicht erheben.
• Familienstand nicht pauschal abfragen.
• WBS- beziehungsweise Belegungsbindung als eigenen Sonderfall behandeln.
• Überbelegungs- und Nutzungsfragen nicht mit diskriminierenden Annahmen vermischen.

Einkommen und wirtschaftliche Tragfähigkeit

• Nettoeinkommenshöhe oder ein ausreichendes Einkommensband erfragen.
• Verfügbaren Betrag nach laufenden Belastungen erfassen, ohne die Gründe der Belastungen abzufragen.
• Keine starre, als Gesetz dargestellte Mietquote verwenden.
• Gesamtmietbelastung realistisch und einzelfallbezogen berücksichtigen.
• Schwankende Einkommen über geeignete Zeiträume und gleichwertige Nachweise beurteilen.
• Vollständige Direktzahlung durch eine öffentliche Stelle gesondert behandeln.
• Keine Einkommensfrage stellen, wenn sie nach der konkreten Zahlungsregelung nicht erforderlich ist.

Gleichwertige Nachweise für unterschiedliche Lebenssituationen

Phase C: erstplatzierte Person und Nachweisprüfung

• Erst eine objektive Vorentscheidung treffen, dann Nachweise anfordern.
• Keine parallele Vollprüfung aller Bewerber vornehmen.
• Anforderungen schriftlich und zeitlich begrenzt mitteilen.
• Nur bereits relevante Angaben belegen lassen.
• Nicht erforderliche Angaben schwärzen lassen.
• Abweichungen aufklären, nicht automatisch als Täuschung bewerten.
• Eine Ersatzperson erst nach dokumentierter negativer Prüfung nachrücken lassen.

Einkommensnachweise datensparsam prüfen

• Lohn-/Gehaltsabrechnung, geeigneten Kontoauszug oder Steuerbescheid nur beispielhaft heranziehen.
• Jeweils nur erforderliche Ausschnitte beziehungsweise Angaben einsehen.
• Kontobewegungen, Steuerdetails, Religionszugehörigkeit, Gesundheitsdaten und sonstige private Angaben schwärzen lassen.
• Echtheit plausibilisieren, ohne eine forensische Überwachung zu behaupten.
• Nach Vertragsschluss nicht mehr erforderliche Kopien löschen.
• Einen Prüfvermerk statt einer unnötigen Vollkopie erwägen.

Bonitätsnachweise richtig einordnen

• Nur mietvertragsspezifische, erforderliche Bonitätsinformation einholen.
• Vorlage grundsätzlich durch die erstplatzierte Person verlangen.
• Keine vollständige Selbstauskunft nach Art. 15 DSGVO verlangen.
• Keine zusätzliche Auskunfteiabfrage vornehmen, wenn ausreichende Informationen bereits vorliegen.
• Eigene Abfrage nur bei verifizierter Rechtsgrundlage, Erforderlichkeit und transparenter Information.
• Einen Score niemals als alleinige Entscheidungsgrundlage verwenden.
• Fehler oder veraltete Angaben für die betroffene Person aufklärbar machen.
• Keinen einzelnen Anbieter bewerben oder als einzig zulässig darstellen.

Identität prüfen – Ausweis ansehen ist nicht Ausweis kopieren

• Identitätsabgleich durch Vorlage zum geeigneten Zeitpunkt durchführen.
• Nur den Umstand der Prüfung dokumentieren, soweit erforderlich.
• Keine routinemäßige Ausweiskopie anfertigen.
• § 20 PAuswG nicht als automatische Kopiererlaubnis darstellen.
• Eine Kopie nur bei gesondert nachgewiesener Erforderlichkeit, Rechtsgrundlage beziehungsweise Einwilligung sowie Datensparsamkeit fachlich prüfen.
• Seriennummern und nicht erforderliche Angaben besonders schützen beziehungsweise schwärzen.

Vormietverhältnis und Mietschuldenfreiheitsbescheinigung

• Keine Kontaktdaten aktueller oder früherer Vermieter anfordern.
• Keine Kontaktaufnahme hinter dem Rücken des Interessenten vornehmen.
• Eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung nicht als zwingende Standardunterlage verlangen.
• Gleichwertige, erforderliche Nachweise akzeptieren.
• Fragen zu erheblichen früheren Pflichtverletzungen nur in engen, fachlich geprüften Grenzen stellen.
• Keine eigene Aktenzeichen- oder Rechtsprechungsliste aufbauen.

Bürgschaft, Kaution und weitere Sicherheiten

• Bürgschaft und Kaution begrifflich klar trennen.
• § 551 BGB und die Gesamtwirkung vereinbarter Sicherheiten beachten.
• Keine pauschale zusätzliche Bürgschaft von jeder Person verlangen.
• Keine höhere Kaution als vermeintlichen Ersatz für schwächere Bonität versprechen.
• Freiwillig angebotene und tatsächlich verlangte Sicherheiten rechtlich unterschiedlich behandeln.
• Konkrete Gestaltung im Einzelfall fachlich prüfen lassen.

Objektive Entscheidungsmatrix

Mehrere geeignete Interessenten fair behandeln

• Vorab definierte Kriterien konsequent anwenden.
• Bei Gleichstand ein transparentes, neutrales Verfahren erwägen.
• Eingangszeitpunkt nur verwenden, wenn vorab festgelegt und sachgerecht.
• Keine nachträgliche Begründung konstruieren.
• Absagen neutral formulieren.
• Keine detaillierten personenbezogenen Rankings weitergeben.

Warnsignale richtig behandeln

Plausibilitätsprüfung ohne Überwachung

• Angaben untereinander und mit der konkreten Wohnung abgleichen.
• Aussteller, Aktualität und erforderliche Inhalte der Nachweise prüfen.
• Rückfragen nachvollziehbar dokumentieren.
• Keine heimliche Arbeitgeberanfrage durchführen.
• Keine Social-Media-, Nachbarschafts- oder Melderegisterrecherche ohne klare Rechtsgrundlage.
• Keine KI-gestützte Persönlichkeitsanalyse einsetzen.
• Keine biometrische oder emotionale Bewertung vornehmen.

Keine ausschließlich automatisierte Bewerberentscheidung

• Software nur für Organisation und einheitliche Checklisten nutzen.
• Keine automatische Ablehnung allein durch Score, Herkunftsproxy oder fehlendes Standarddokument.
• Eine menschliche, sachkundige Prüfung sicherstellen.
• Kriterien, Datenquellen und Ergebnis nachvollziehbar dokumentieren.
• Fehlerhafte Daten korrigierbar halten.
• Art. 22 DSGVO und diskriminierende Proxymerkmale fachlich berücksichtigen.

Zusage, Reservierung und Nachrückverfahren

• Klar und widerspruchsfrei kommunizieren.
• Keine Mehrfachzusage an unterschiedliche Personen aussprechen.
• Prüfvorbehalte transparent benennen.
• Keine unzulässige Gebühr für die Bewerbungsprüfung erheben.
• Nachrücker nur mit klarer Frist und Information einplanen.
• Vertragsbindung nicht laienhaft vorwegnehmen; bei Unsicherheit Rechtsprüfung einholen.

Absagen respektvoll und datensparsam kommunizieren

• Zeitnah, neutral und konsistent kommunizieren.
• Keine diskriminierenden oder spekulativen Begründungen verwenden.
• Keine Daten der ausgewählten Person offenlegen.
• Betroffenenanfragen intern richtig weiterleiten.
• Kommunikation und Aufbewahrung auf das erforderliche Maß begrenzen.
• Keine dauerhafte Sperrliste abgelehnter Personen führen.

Speicherung, Zugriff und Löschung

• Nicht ausgewählte Bewerbungsdaten löschen, sobald sie für den Auswahlzweck nicht mehr benötigt werden.
• Etwaige AGG-Verteidigungs- oder Verjährungsinteressen nur fachlich geprüft und zeitlich begrenzt berücksichtigen.
• Von der ausgewählten Person nicht mehr erforderliche Prüfunterlagen ebenfalls löschen.
• Keine schwarze Liste und kein unbegrenztes Archiv führen.
• Cloud, E-Mail-Postfach und lokale Kopien gemeinsam in das Löschkonzept einbeziehen.