Unterlagen für den Verkauf eines Mehrfamilienhauses
Ein Mehrfamilienhaus wird nicht allein anhand von Wohnfläche, Baujahr und Kaufpreisvorstellung verkauft. Kaufinteressenten und finanzierende Banken möchten nachvollziehen können, wem das Grundstück gehört, welche Flächen genehmigt sind, welche Mieten tatsächlich vereinbart wurden, welche Kosten regelmäßig entstehen und welche technischen oder rechtlichen Besonderheiten bestehen.
Je früher diese Informationen geordnet vorliegen, desto besser lässt sich die Immobilie bewerten, im Investmentexposé darstellen und in der späteren Käuferprüfung erläutern. Fehlende Unterlagen verhindern einen Verkauf nicht automatisch. Sie sollten jedoch frühzeitig erkannt, beschafft oder transparent eingeordnet werden.
Wellhöner Immobilien verbindet Immobilienvermittlung mit praktischer Erfahrung aus Miet-, WEG- und Gewerbeverwaltung. Dadurch betrachten wir den Verkaufsordner nicht nur aus Sicht der Vermarktung, sondern ebenso aus Sicht von Mietverhältnissen, Erträgen, Bewirtschaftung, Technik und geordneter Objektübergabe.
Ihre Unterlagen werden nicht ohne vorherige Abstimmung an Kaufinteressenten weitergegeben.
Welche Unterlagen werden beim Mehrfamilienhausverkauf benötigt?
Nicht jedes Objekt benötigt jedes Dokument in derselben Form. Umfang und Tiefe hängen u.\u00a0a. von Objektart, Wohn-/Gewerbeanteil, Einheitenzahl, Eigentumsstruktur, Gebäudealter, Denkmalschutz, öffentlicher Förderung, Modernisierungshistorie, Leerstand und Käuferprofil ab.
Unterlagen zu Eigentum, Grundstück und Belastungen
Aktueller Grundbuchauszug
Zuordnung des Eigentums, eingetragene Rechte und Belastungen. Grundschulden, Hypotheken, Dienstbarkeiten, Wohnrechte und Wegerechte prüfen. Löschungsunterlagen vorbereiten.
Flurkarte / Liegenschaftskarte
Lage und Grenzen des Grundstücks. Abgleich mit der tatsächlichen Grundstückssituation.
Grundstücksdaten
Gemarkung, Flur, Flurstück, Grundstücksgröße, Teilflächen, Zufahrten, Stellplatz- und Garagenflächen, Innenhöfe, Garten- und Nebenflächen.
Dienstbarkeiten und dingliche Rechte
Wegerechte, Leitungsrechte, Nießbrauch, Wohnrechte, Überfahrtsrechte, Beschränkungen der Grundstücksnutzung, Rechte zugunsten oder zulasten benachbarter Grundstücke.
Baulastenauskunft
Abstandsflächenbaulasten, Stellplatzbaulasten, Erschließungsbaulasten, Vereinigungsbaulasten, Zufahrts- und Wegeregelungen. Getrennt vom Grundbuch darstellen.
Bauunterlagen und Flächennachweise
Bauakte
Baugenehmigungen, genehmigte Bauzeichnungen, Baubeschreibungen, Grundrisse, Schnitte, Ansichten, statische Unterlagen, Entwässerungsunterlagen, Abnahmen, Nachträge, Tekturen und Nutzungsänderungen.
Genehmigte Grundrisse
Grundrisse sollten lesbar sein und möglichst mit dem tatsächlichen Bauzustand übereinstimmen. Unvollständige Zeichnungen vor der Vermarktung korrigieren oder kommentieren.
Wohn- und Nutzflächenberechnungen
Wohnfläche je Einheit, Gewerbefläche, weitere Nutzflächen, Keller, Nebenräume, Balkone, Terrassen, Garagen, Stellplätze, Gesamtfläche und vermietbare Fläche.
An-, Um- und Ausbauten
Dachgeschossausbau, Balkonanbauten, Wintergärten, zusätzliche Wohnungen, Umwandlungen von Gewerbe in Wohnen, nachträgliche Grundrissänderungen. Genehmigungslage prüfen.
Abweichungen zwischen Genehmigung, Planunterlagen und tatsächlicher Ausführung können weitere Prüfungen auslösen. Fehlende oder widersprüchliche Bauunterlagen sollten nicht verschwiegen, sondern frühzeitig durch Bauaktenrecherche, Planabgleich oder fachliche Prüfung eingeordnet werden.
Mietunterlagen für Wohnungen, Gewerbe und Stellplätze
Mietverträge
Verträge für Wohnungen, Gewerbeeinheiten, Büros, Ladenlokale, Lagerflächen, Garagen, Außenstellplätze und sonstige Flächen. Dazu Nachträge, Staffel-, Index- und Modernisierungsvereinbarungen.
Aktuelle Mieterliste
Je Einheit: Nutzungsart, Wohn-/Nutzfläche, Mietbeginn, Vertragsart, Nettokaltmiete, Betriebskostenvorauszahlung, Heizkostenvorauszahlung, Gesamtzahlung, Stellplatzmiete, vereinbarte zukünftige Mietänderung, Leerstandsstatus.
Datenschutz
Keine Mieternamen in öffentlichen Exposés. Personenbezogene Daten nur zweckbezogen und kontrolliert weitergeben. Datenraumzugriffe abgestuft vergeben.
Kautionen und Bürgschaften nachvollziehbar dokumentieren
Kautionsübersicht
Je Einheit: vereinbarte Kautionshöhe, tatsächlich geleistete Kaution, Anlageform, aktueller Nachweis, Bürgschaften, Abtretungen, fehlende oder ungeklärte Sicherheiten.
Eine vertraglich vereinbarte Kaution und eine nachweisbar vorhandene Mietsicherheit sind nicht automatisch dasselbe. Im Verkaufsordner zwischen Vereinbarung, Zahlung und Anlageform unterscheiden.
Ertragsunterlagen richtig aufbereiten
Aktuelle Jahresnettokaltmiete
Getrennt ausweisen: Wohnmieten, Gewerbemieten, Garagenmieten, Stellplatzmieten, Lager- und Nebenflächen, sonstige dauerhaft vereinbarte Nettomieten.
Ist- und Soll-Ertrag unterscheiden
Vier Größen trennen: aktuelle Ist-Miete, vertraglich absehbare Miete (z. B. Staffel), rechtlich noch zu prüfendes Potenzial und investitionsabhängige Zielmiete.
Mietrückstände und Minderungen
Höhe, betroffene Einheit, Zeitraum, Ratenvereinbarungen, laufende Verfahren, aktuelle Mietminderung mit Anlass und dokumentiertem Sachstand.
Leerstand
Je Einheit: seit wann leer, Grund, Zustand, notwendige Maßnahmen, bisheriger Ertrag, realistische Wiedervermietbarkeit, laufende Leerstandskosten.
Keine Zielmiete als bereits vorhandenen Ertrag darstellen. Keine rechtlich ungeprüfte Mietsteigerung in den Kaufpreis einrechnen, ohne Annahmen und Voraussetzungen offenzulegen.
Welche laufenden Kosten müssen Käufer nachvollziehen können?
Betriebskostenabrechnungen
Vollständige Abrechnungen, Heizkostenabrechnungen, Umlageschlüssel, Abrechnungszeiträume, offene Abrechnungen, Guthaben und Nachzahlungen.
Laufende Rechnungen und Kosten
Wasser/Abwasser, Allgemeinstrom, Heizung, Müll, Straßenreinigung, Grundsteuer, Versicherungen, Hausmeister, Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Aufzug, Wartung, Schornsteinfeger, Verwaltung.
Nicht umlagefähige Kosten
Gesondert darstellen, da Käufer nicht nur den Bruttoertrag, sondern den nachhaltigen Nettoertrag beurteilen.
Eine hohe Jahresnettokaltmiete allein beschreibt die Wirtschaftlichkeit noch nicht. Käufer berücksichtigen ebenso nicht umlagefähige Kosten, Leerstand, Mietausfälle, Verwaltung und absehbare Instandhaltungsmaßnahmen.
Technische Unterlagen zum Mehrfamilienhaus
Energieausweis
Vorhandener Ausweis, Ausstellungsdatum, Gültigkeit, Verbrauchs- oder Bedarfsausweis, Gebäudeteil. Bei gemischt genutzten Gebäuden kann getrennte Betrachtung erforderlich sein.
Technische Dokumente
Heizungsunterlagen, Baujahr der Anlage, Energieträger, Wartungsprotokolle, Schornsteinfeger, Aufzugsprüfung, Brandschutz, Lüftung, Trinkwasser, Elektro, Dachwartung, Entwässerung.
Modernisierungsübersicht
Chronologisch: Maßnahme, Jahr, betroffener Gebäudeteil, ausführendes Unternehmen, Kosten, Rechnung/Nachweis, Gewährleistungsstatus, offene Restarbeiten.
Schäden
Offene Schäden, regulierte Versicherungsschäden, laufende Schadenfälle, Feuchte-/Leitungsprobleme, Mängelanzeigen, Gutachten, Kostenvoranschläge, geplante Maßnahmen.
Welche Verträge gehen nicht automatisch über?
Versicherungspolicen
Gebäudeversicherung, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht, Elementarschadenbausteine, Glasversicherung, weitere objektbezogene Deckungen.
Dienstleisterverträge
Hausverwaltung, Hausmeister, Reinigung, Winterdienst, Gartenpflege, Aufzugswartung, Heizungswartung, Rauchwarnmelder, Messdienst, Kabel-/Telekommunikation, Energielieferverträge.
Verträge frühzeitig erfassen und ihre Fortführung, Kündigung oder Überleitung objektspezifisch prüfen.
Zusätzliche Unterlagen bei besonderen Immobilien
Fehlende Unterlagen verhindern den Verkauf nicht automatisch
Bei älteren Mehrfamilienhäusern ist ein lückenloser Verkaufsordner eher die Ausnahme als die Regel. Entscheidend ist nicht, jede Unterlage sofort vollständig vorlegen zu können. Entscheidend ist, Lücken frühzeitig zu identifizieren, ihre Bedeutung einzuordnen und eine nachvollziehbare Beschaffungs- oder Prüfstrategie festzulegen.
Vier Statusstufen für jedes Dokument
Vom Papierordner zum strukturierten Datenraum
Empfohlene Wellhöner-Ordnerstruktur. Dateibenennung: Dokumenttyp_Objekt_Jahr_Version.pdf
Nicht jeder Interessent benötigt sofort alle Unterlagen
Anonymisiertes Kurzprofil
Qualifizierter Interessent
Vertiefte Käuferprüfung
Kaufvertragsvorbereitung
So unterstützt Wellhöner bei der Unterlagenaufbereitung
Vorhandene Unterlagen sichten
Wir ordnen die vorhandenen Dokumente nach Eigentum, Mietverhältnissen, Ertrag, Technik und Verkauf.
Lücken und Widersprüche erkennen
Wir kennzeichnen fehlende, veraltete oder widersprüchliche Angaben, ohne ungeprüfte Annahmen als Tatsachen darzustellen.
Ertragsdaten strukturieren
Wir trennen aktuelle Mieten, bereits vereinbarte Anpassungen, rechtlich noch zu prüfende Potenziale und investitionsabhängige Zielmieten.
Verkaufsordner vorbereiten
Wir strukturieren die Unterlagen für Bewertung, Investmentexposé, Käuferansprache und Datenraum.
Informationsfreigabe steuern
Sensible Objekt- und Mieterdaten werden abgestimmt und stufenweise bereitgestellt.
Übergabe vorbereiten
Die finale Unterlagenstruktur wird für Kaufvertrag, wirtschaftlichen Übergang und spätere Objektübergabe fortgeführt.
Als Immobilienvermittler und Hausverwaltung betrachtet Wellhöner nicht nur die Präsentation des Gebäudes, sondern ebenso Mietverträge, Kautionen, Betriebskosten, Dienstleister, technische Unterlagen und die spätere Übergabe.
Ist Ihr Verkaufsordner vollständig?
Der Verkaufswert Check hilft Ihnen, die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen systematisch zu prüfen — von Eigentum und Grundstück über Mietverträge und Erträge bis zu Technik und Genehmigungen.
Kostenlos, unverbindlich und speziell für Eigentümer von Mehrfamilienhäusern, Mietshäusern und Wohn- und Geschäftshäusern.
Was ist Ihr Mehrfamilienhaus aktuell wert?
Erhalten Sie eine vertrauliche Ersteinschätzung auf Grundlage von Lage, Mietertrag, Zustand und Käufernachfrage – erstellt so, wie ein professioneller Kapitalanleger Ihr Objekt prüfen würde.
FAQ: Unterlagen beim Mehrfamilienhausverkauf
Regelmäßig relevant sind Grundbuch- und Grundstücksunterlagen, Baupläne, Genehmigungen, Flächenberechnungen, Mietverträge, Mieterliste, Kautionsnachweise, Ertragsübersichten, Betriebskostenunterlagen, Energieausweis sowie technische und versicherungsbezogene Dokumente. Der genaue Umfang hängt vom Objekt und der Prüfungsphase ab.
Ist Ihr Verkaufsordner vollständig?
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Eigentums-, Bau-, Miet-, Ertrags- und Technikunterlagen bereits vorliegen, welche Angaben aktualisiert werden sollten und was für Bewertung, Investmentexposé und Käuferprüfung noch benötigt wird.
Checkliste kostenlos herunterladenKeine Weitergabe sensibler Objekt- oder Mieterdaten ohne vorherige Abstimmung.
Fachlich verantwortlich: Wellhöner Immobilienmanagement GmbH & Co. KG, Mülheim an der Ruhr. Diese Übersicht dient der allgemeinen Orientierung bei der Vorbereitung eines Mehrfamilienhausverkaufs. Sie ersetzt keine Rechts-, Steuer-, Energie- oder Bauberatung und kein Verkehrswertgutachten. Redaktioneller Stand: August 2026.